Digitale Geschäftsprozesse: Die Macht der ECM-Systeme

Künstliche Intelligenz erleichtert Betriebsaufgaben aller Art. Und es steht fest: Die zunehmende KI-Integration in Geschäftsprozesse ist Triebfeder der digitalen Transformation. Wie Sie sich die Macht von ECM-Systemen mit KI-Datenextraktion zu eigen machen und Ihre Unternehmensvorgänge transformieren, lesen Sie hier.

Unumstritten ist, dass der Hype um ChatGPT ebenso viele Hoffnungen wie Ängste geweckt hat. Auch wenn große Datenschutzfragen und moralische Vorbehalte bleiben, sind sich IT-Experten einig: Künstliche Intelligenz ist der neue Treibstoff für die digitale Transformation von Unternehmen. Es handelt sich hierbei nicht einfach um die Anwendung einer neuen Technologie. KI ist ein schnelllebiger Prozess, der bereits jetzt grundlegende Veränderungen hervorruft – und das nicht nur im Unternehmensumfeld. Das liegt einfach in der Natur der Sache.

Wer mitzieht und investiert, der freut sich nicht nur über Effizienzsteigerung, Automatisierung, valide Trend- und Mustervorhersagen oder proaktives Risikomanagement. Er verhindert zudem aktiv den ultimativen Wettbewerbsnachteil, den Ressourcenhunger von manuellen Prozessen, eine Anfälligkeit bei Marktschwankungen und mangelnde Innovationsfähigkeit. Mit unserer neuen Rubrik „Digitalisierung von Geschäftsprozessen“ möchten wir Sie mit Blick auf das Gebot der Stunde von Künstlicher Intelligenz anleiten.

• Ob digitale Workflows,
• Business Intelligence,
• Master Data Management,
• Social Collaboration,
• Integration Plattform as a Service
• oder Enterprise-Content-Management...

…wir geben Ihnen in den nächsten Monaten in ausgewählten Deep Dives Anleitungen, wie Sie Ihre digitalen Prozesse am besten transformieren. Wir starten mit Prozessautomatisierung, also der durchgängigen digitalen Vernetzung von Systemen und Personen, realisiert durch die Macht der ECM-Systeme.

Jetzt über ECM-Systeme beraten lassen!

Für digitale Prozesse auf Enterprise-Content-Management (ECM) setzen

Die Relevanz von Vernetzung hat durch den KI-Hype nicht abgenommen, im Gegenteil. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Verknüpfung digitaler Infrastrukturen auch in Unternehmen kontinuierlich zunimmt. Alles sollte miteinander verbunden und aufeinander abgestimmt sein. Das Fundament für diese Arbeitsweise bildet die Verwaltung der Unternehmensdaten. Enterprise-Content-Management (ECM) beschreibt hierbei einen umfangreichen Ansatz zur Verwaltung von Inhalten und Informationen. Es wird nicht nur das reine Dokumentenmanagement betrachtet, sondern auch Inhalte wie E-Mails, Bilder und Webseiten. ECM hilft Unternehmen, die komplexen Verknüpfungen zwischen verschiedenen Inhalten und Prozessen zu verstehen. In guten ECM-Systemen ist das gesamte Unternehmenswissen an zentraler Stelle gebündelt und steht – sofern das integrierte Berechtigungskonzept dies gestattet – jederzeit zur Verfügung. Intelligente Suchmechanismen sorgen dafür, benötigte Informationen schnell aufzufinden. Und dank zahlreicher Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten behalten berechtigte Anwender jederzeit den Überblick über die im ECM gespeicherten Daten. Rechnungs-, Personal-, und Bewerbermanagement kommen endlich im digitalen Zeitalter an – mit Datenvertraulichkeit als wichtiges Gut.

Der smarte Posteingang

Der betriebliche Posteingang wird lang nicht mehr in rein klassischer Briefform bespielt. Rechnungen, Bestellungen, Formulare und Anfragen von Kunden-, Lieferanten- und Partnerseite werden oftmals über unterschiedliche Eingangskanäle ins Unternehmen „gespült“. KI-gestützte Klassifizierung von Belegkonvoluten und Datenextraktionen sind zentrale Hilfsmittel, um Ihren gesamten Posteingang im ECM-Kontext zukunftssicher zu gestalten. Klassifiziert werden Daten wie folgt: Durch die automatische Ermittlung des Belegtyps wird ein Geschäftsvorfall (z.B. Rechnung, Anfrage) erstellt, die Extraktion wiederum analysiert die Informationen des Belegs und überführt sie in strukturierte Daten – zur Steuerung von späteren Workflows. Wichtig: Ein gutes ECM-Tool sollte bei datengesteuerten Workflows unbedingt Sicherheitsmechanismen und Controlling-Grundlagen für die verschiedenen Vorfälle wie z. B. das Rechnungsmanagement hinterlegt haben! Doch die ECM-Welt endet keinerseits bei der Buchhaltung. Je nach Anforderungsniveau kann der digitale Einstieg von Fachkräften im Personalmanagement gesteuert werden: Sei es durch die digitale Personalakte, mit transparenter Verwaltung von Verträgen oder über modernes Bewerbermanagement – the sky is the limit.

Checkliste für ein gutes ECM: Darauf sollten Sie achten

1. Zusicherung von Datenvertraulichkeit, -integrität und -verfügbarkeit
2. KI-gestützte Klassifizierung und Analyse von Belegkonvoluten im Posteingang
3. Sicherheitsmechanismen und Controlling in automatisierten Workflows
4. Rechts- und datenschutzkonforme Ablage von Daten gemäß GoBD
5. Collaboration-Funktionalitäten
6. Integration in andere Systeme wie ERP oder CRM

Unsere Empfehlung: KI-gestützt und transparent

Unsere ECM-Empfehlung ist eindeutig: die ELO ECM Business Suite. Sie unterstützt Ihre automatisierten Unternehmensprozesse durch ausgereifte Workflows – jederzeit nachvollziehbar und flexibel anpassbar. Dadurch sind Dokumente und Informationen immer zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar. Geschäftsvorgänge werden schneller abgeschlossen und Freigaben unumgänglich erteilt. Einfache sequenzielle oder parallele Vorgänge lassen sich leicht und unkompliziert mit dem Ad-hoc-Workflow steuern. Zudem sind Workflows für häufig wiederkehrende und komplexe Geschäftsprozesse frei konfigurierbar und ermöglichen die Überführung ihrer spezifischen Unternehmensprozesse in die digitale Welt – gepaart mit unserer Expertise optimieren wir Ihre Prozesse und starten Ihre Digital Journey.

Zur ELO ECM Suite!

Hier beispielhaft der Anwendungsfall der „Datenextraktion“ als ein Teil Ihres smarten Eingangsrechnungsmanagement. Die digitalen Buchhaltungsprozesse in der ELO Business Solution Invoice sind aufgeteilt in folgende Schritte: