Digitale Geschäftsprozesse: Willkommen bei der Zusammenarbeit von Morgen - Social Collaboration

Mithilfe von Social-Collaboration-Tools können Sie Ihre Mitarbeitenden befähigen, effektive Zusammenarbeit zu leben – und dadurch Mehrwerte schaffen, die bares Geld wert sind! Begleiten Sie uns auf einen Ausflug zum gemeinsamen Arbeiten von Morgen.

Das Home-Office ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Dezentrale Teams, in denen Menschen an den verschiedensten Standorten gemeinsam an Projekten arbeiten, sind keine Seltenheit – teilweise verteilt auf der ganzen Welt! Auch die Zusammenarbeit mit Kunden ist davon betroffen: Entweder, weil die Teams Ergebnisse und Fortschritt nicht mit den Stakeholdern teilen können oder weil die Kollaboration mit dem Auftraggeber ins Stocken gerät. Mit der Dezentralität einher gehen Herausforderungen was Themen wie Datenschutz, Verfügbarkeiten oder Projektplanung angeht. Hier müssen Tools und Software helfen, Organisation in das mögliche Chaos zu bringen.

In unserer aktuellen Rubrik “Digitalisierung von Geschäftsprozessen” zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe digital am Puls der Zeit aufstellen können – und wie Ihnen KI dabei helfen kann, Strukturen langfristig zu optimieren. In der letzten Ausgabe ging es um CRM-Systeme und die Möglichkeiten, mithilfe von Prozessautomatisierung Workloads besser planbar, verteilbar und kontrollierbar zu machen. Dieses Mal geht es um einen Aspekt der Zusammenarbeit, der nicht hoch genug eingeschätzt werden kann: Social Collaboration.

Social Collaboration: Worum geht es?

Der Begriff “Social Collaboration” beschreibt die Idee, dass Unternehmensteams einen zentralen Ort der Zusammenarbeit mit ihren Teamkolleginnen und –kollegen sowie funktionsübergreifende Rollen benötigen, um Wissen zu schaffen und zu teilen. Dabei ist es egal, ob es sich um geschäftliche oder technische Teams handelt, mehr noch: Eine Unterscheidung dieser Teams hat oftmals kommunikative Schwierigkeiten zur Folge. Erst durch die Nutzung des Kollektivs kann ein Geschäftswert geschaffen werden, der von zentralen Größen wie einer verbesserten Entscheidungsfindung, innovative Ideenerfassungen und verbesserte Arbeitsprozesse geprägt ist.

Woran kann es scheitern?

Die Herausforderungen, die bei einer solchen Art von tiefer Zusammenarbeit entstehen, sind unterschiedlich:

• Teilweise werden Arbeitsschritte oder Ergebnisse von Teams in Tools festgehalten, die nicht mit dem Arbeitsplatz verbunden sind oder der Zugriffnicht für alle möglich ist. Somit entstehen Wissensinseln, die Potentiale ins Stocken geraten lassen. Ein Wissensaustausch, der gerade teamübergreifend Mehrwerte schafft, wird dadurch erschwert oder mühsam.
• Mitunter fehlt bei Teams das notwendige Wissen, um die Arbeit voranzutreiben. Oftmals fehlt dann eine zentrale Anlaufstelle, bei der Wissen abgerufen oder angefragt werden kann. Das Problem verschärft sich weiter, muss über den Tellerrand des eigenen Teams hinausgeblickt werden. Starkes Wachstum des Unternehmens erweitert das Problem zusätzlich.
• Ineffektivität in der Kommunikation ist eine Sache. Eine andere Herausforderung birgt allerdings die folgende Unterscheidung: Es geht nicht darum, die gemeinsame Interaktion zu steigern, sondern effektiv die Zusammenarbeit zu verbessern. Erfolgreiche Teams sind in der Lage, asynchron zu arbeiten und dennoch synchron zu bleiben. Der Informationsaustausch von wertvollen Vermögenswerten wie Ideen, Plänen und Feedback ist dabei eine zentrale Größe.
• Abschließend kann außerdem ein Innovationsstau die Zusammenarbeit erschweren: Wenn Teamleiterinnen und Teamleiter lediglich bei den Tools zur Zusammenarbeit bleiben, die sie kennen, verhindern sie Fortschritt. Das Zögern beim Einführen neuer Technologie erschwert bis heute ein mutiges Voranschreiten ins Morgen.

Eine Lösung: moderne Collaborationtools

Als Lösung dieser Probleme kann nur eine innovative und langfristig angelegte Collaborationsplattform in Frage kommen. Ein solches Tool ermöglicht einen teamübergreifenden Austausch von Wissen und Ideen, von dem letztendlich alle Mitarbeitenden profitieren. So werden Potentiale ausgeschöpft und Kosten gesenkt. Darüber hinaus sollte eine Plattform genutzt werden, auf der die Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Kunden genauso multipliziert werden können. Wir möchten Ihnen an dieser Stelle eine Lösung aus dem Medialine-Kosmos ans Herz legen, die all diese Punkte abdeckt: die Software-Produkte von Atlassian.

Jetzt mehr zu Atlassian erfahren

Die Produkte von Atlassian schaffen massive Vorteile, die Sie und Ihr Unternehmen auf das nächste Level heben:

• Sie können Ihre Effizienz steigern, indem über eine zentrale Plattform sowohl Teams und Aufgaben als auch Projekte und Informationen verwaltet werden können. Eine erleichterte Kommunikation ist die Folge daraus, die Kosten einspart und Doppelarbeit effektiver verhindert.
• Eine transparentere Nachverfolgung und Dokumentation von Projekten werden in Echtzeit ermöglicht. Dadurch lassen sich Status und Priorität einzelner Arbeitsschritte jederzeit überprüfen
• Sollten doch einmal Fehler auftreten, lassen sich diese einfacher nachverfolgen und beheben. Eine Qualitätskontrolle kann auf diese Weise noch besser gewährleistet und durchgeführt werden.
• In jedem Projektablauf stehen verschiedene Milestones an, denen Entscheidungsfindungen vorausgehen. Eine zentrale Plattform hilft hier, indem Echtzeitdaten jederzeit verfügbar sind und so Führungskräfte bei fundierten Entscheidungen unterstützen können. Von der effektiven Zuweisung von Ressourcen bis zum Treffen von strategischen Entscheidungen – durch die Datenverfügbarkeit wird alles einfacher.
• Zusätzlich ist Software von Atlassian skalierbar: Unternehmen wird es so möglich gemacht, die Lösungen an die spezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens anzupassen und im Laufe des Wachstumsprozesses immer wieder neu zu justieren.

Durch die verschiedenen Tools von Atlassian, insbesondere in Gestalt von Confluence, Jira Work Management und Jira Service Management, befähigen Sie Ihr Unternehmen, deutlich effektiver von den Fähigkeiten und dem Wissen Ihrer Teams zu profitieren – bis hin zum einzelnen Mitarbeitenden! Jedes Team kann auf diese Weise die besten Tools für die eigenen Aufgaben nutzen, ohne dabei auf Schnittstellenkompatibilität achten zu müssen. Schaffen Sie Wissen mithilfe von Confluence – eine Collaborations- und Wissensdatenbank, die allgemein abrufbar und zuverlässig nachvollziehbar Erkenntnisse zur Verfügung stellt. Eine interaktive Zusammenarbeit wird dabei genauso gefördert wie das Konservieren von Erkenntnissen, auf deren Wissensschatz kommende Projekte aufgebaut werden können. Dabei ist es egal, ob es sich um Projektvorgänge in Jira oder kollaborative Wissensartikel in Confluence handelt: Ihre Mitarbeitenden arbeiten nicht mehr nur für sich oder ihre Teams – sie arbeiten für das gesamte Unternehmen und alle Mitarbeitenden, die im Laufe des Wachstums noch dazukommen werden.

Marco Arzt, Head of Business Solutions XRM bei Medialine, schwärmt von den Vorteilen von Social Collaboration: “Mit Atlassian können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, Wissen besser teilen und letztendlich ihre Ziele schneller erreichen. Die Integration von Künstlicher Intelligenz eröffnet Teams zusätzlich neue Möglichkeiten zur effektiven Zusammenarbeit. Intelligente Automatisierung und datengesteuerte Einblicke unterstützt sie dabei, schnellere Entscheidungen zu treffen, Probleme proaktiv anzugehen und Innovationen voranzutreiben. Mit Atlassian können Unternehmen nicht nur ihre Arbeitsabläufe optimieren und Wissen besser teilen, sondern auch die Kraft der KI nutzen, um ihre Ziele schneller zu erreichen und einen echten Wettbewerbsvorteil zu erlangen.”

Und was ist mit KI?

Apropos Künstliche Intelligenz: Generative KI ist ein weiterer Baustein, der Sie bei Atlassian-Produkten dabei unterstützen kann, wirkliche Mehrwerte in Ihren Arbeitsprozessen zu finden – und die Arbeit für alle zu erleichtern. KI unterstützt Ihre Mitarbeitenden plattformübergreifend bei verschiedensten Aufgaben und Abläufen. Die KI kann:

• ... neue Inhalte erstellen. Dabei ist egal, ob es darum geht, anhand vergleichbarer Arbeitsprozesse einen neuen Ablaufplan in der Projektarbeit zu erstellen oder Inhalte zu bestimmten Themen zu generieren.

• ... bereits existierende Inhalte kongruent zusammenfassen und leichter erfassbar machen. Auch hier spielt es keine Rolle, ob es sich um Prozesse, Inhalte oder Ideen handelt.

• ... effektiv bestimmte Inhalte aus größeren Zusammenhängen extrahieren und in neue Beziehungen setzen, um blinde Flecken zu verhindern und neue Perspektiven zu ermöglichen.

• ... vorhandene Inhalte überarbeiten und in andere Formen überführen. Dabei ist es egal, ob aus einem schriftlichen Ablauf beispielsweise eine Planansicht erstellt werden oder die Tonalität von Texten angepasst werden soll.

Medialine als Gold-Partner von Atlassian

Social Collaboration ist das Zauberwort, wenn es darum geht, Prozesse und Inhalte auf die nächste Stufe der Zusammenarbeit zu heben. Medialine ist langjähriger Gold-Partner von Atlassian und Ihr verlässlicher und kompetenter Partner, wenn es darum geht, Lösungen zu finden, zu implementieren und langfristig nutzbar zu machen. Unsere Expertinnen und Experten verfügen über jahrelange Erfahrung im Umgang mit den Lösungen von Atlassian und sind daher in der Lage, verschiedene Produkte exakt auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Sie sind neugierig geworden? Schicken Sie uns eine unverbindliche Anfrage an sales.at@medialine.com und finden Sie heraus, wie Sie die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens neu gestalten können.