Enterprise Content Management (ECM) ist eine strategische Herangehensweise zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Unternehmensinhalten wie Dokumenten, Aufzeichnungen und anderen digitalen Informationen.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die entwickelt wurde, um Dokumente effizient zu erfassen, zu organisieren, zu speichern und zu verwalten, um den Arbeitsablauf zu verbessern und den Zugriff auf Informationen zu erleichtern.

Was sind die Hauptziele von ECM / DMS?

Die Hauptziele von ECM / DMS sind die Verbesserung der Dokumentenkontrolle, die Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen, die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften, die Reduzierung von Papierkram und die Erleichterung der Zusammenarbeit im Unternehmen.

Welche Vorteile bietet ECM / DMS?

ECM / DMS bietet eine bessere organisatorische Effizienz, verbesserte Dokumentensicherheit, schnellere Such- und Abrufmöglichkeiten, optimierte Zusammenarbeit, niedrigere Betriebskosten und eine verbesserte Einhaltung von Vorschriften.

Welche Rolle spielt ECM / DMS in der Compliance?

ECM / DMS spielt eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Vorschriften, da es ermöglicht, Dokumente zu archivieren, zu überwachen, Zugriffsrechte zu verwalten und Audit-Trail-Funktionen bereitzustellen, um die Konformität mit gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.

Ist ECM / DMS skalierbar?

Ja, viele ECM- und DMS-Lösungen sind skalierbar und können je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens erweitert werden.

Wie erfolgt die Einführung von ECM / DMS im Unternehmen?

Die Einführung von ECM / DMS erfordert eine sorgfältige Planung, Schulung der Mitarbeiter, Datenmigration und schrittweise Implementierung, um eine reibungslose Integration in die bestehenden Arbeitsabläufe zu gewährleisten.

ECM / DMS

Ihr Weg zu gesteigerter Effizienz: ECM/DMS

Die Digitalisierung erfordert effiziente Verwaltungssysteme wie Enterprise-Content-Management (ECM) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), um Unternehmensdaten und Inhalteoptimal zu organisieren. ECM fokussiert sich auf die Verwaltung verschiedenster Inhalte im Unternehmenskontext, während DMS speziell auf Dokumente ausgelegt ist und Funktionen wie Versionierung, Organisation und sicheren Zugriff bietet.

➜ ECM: Übersicht über Unternehmensinhalte
➜ DMS: verbesserte Collaboration

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Das 21. Jahrhundert steht ganz im Zeichen der Digitalisierung und Konnektivität - diese macht auch vor Prozessen in Unternehmen nicht halt. Heutzutage werden digitale Infrastrukturen und Arbeitsprozesse vernetzt. Um die eng verbundenen Systeme optimal nutzen zu können, ist eine effiziente Verwaltung der Unternehmensdaten unerlässlich. Da diese diese die Grundlage der Prozesse darstellt.

Verwaltung leicht gemacht!

Sowohl Enterprise-Content-Management (ECM) als auch Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bezieht sich auf das Verwalten von Informationen und Dokumenten. ECM steht für Enterprise-Contentmanagement-System. Hier werden verschiede Arten von Inhalten im Gesamtkontext der Unternehmensprozesse betrachtet. Im Gegensatz dazu ist DMS (Dokumentenmanagement-System) speziell auf die Verwaltung von Dokumenten ausgelegt.

ECM: ein Überblick...

Bei diesem Ansatz steht die Verwaltung von Inhalten und Informationen im Zentrum.

ECM ist aber nicht nur für Dokumente, denn auch die folgenden Inhalte können damit verwaltet werden:

E-Mails
Bilder
multimediale Inhalte
Webseiten

Die gesamte Informationslandschaft in einem Unternehmen ist oft unübersichtlich - EMS schafft hier Abhilfe!

Was sind die Vorteile von EMS?

Informationen schnell verfügbar

Lange Aufbewahrung

Weniger Papierverauch

DMS: ein Überblick...

Bei DMS geht es um die Verwaltung von Dokumenten und Dateien. Sie können etwa Dokumente:

erstellen
speichern
organisieren
teilen
finden
...oder verwalten!

Das Hauptaugenmerk liegt hier auf effizienter Speicherung und Organisation.

Was sind die Vorteile von DMS?

Bessere Zusammenarbeit

Versionierung und Revision

Papierlosigkeit

Weiters ermöglicht DMS das Profitieren von Zeit- und Kostenersparnis, der Festlegung von Zugriffsrechten, einer sicheren Speicherung und mehr Datenschutz.