Berufsförderungswerk Sachsen-Anhalt gGmbH

Digital in die Zukunft: Bestell-, Einkaufs- und Rechnungsprozesse für öffentliche Auftraggeber

Einleitung

Die Berufsförderungswerk Sachsen-Anhalt gGmbH (Bfw) ist eine Einrichtung der beruflichen Rehabilitation in öffentlicher Trägerschaft. Sie hat die fachliche, soziale und gesundheitliche Kompetenzentwicklung von Menschen nach Krankheit oder Unfall zur (Wieder-)Eingliederung in den ersten Arbeitsmarkt zum Ziel (Berufliche Rehabilitation). An sechs verschiedenen Standorten arbeiten ca. 150 Beschäftigte. Im Bfw erhalten Menschen, die aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr in der Lage sind, ihren Beruf auszuüben, eine neue Perspektive: Neben Vermittlungsmaßnahmen und Trainingscentermaßnahmen für besondere Zielgruppen wird es Menschen auch durch Umschulungen ermöglicht, mit bestmöglicher interdisziplinärer Betreuung zurück in das Arbeitsleben zu gelangen. Im Rahmen des Reha-Assessments werden Kompetenzen erfasst und in verschiedenen Berufen oder Berufsfeldern erprobt. Wünsche und Vorstellungen werden mit dem Betroffenen in einem multiprofessionellen Team (bestehend aus Psychologen, Arbeitspädagogen, Sozialpädagogen und medizinischen Fachkräften erarbeitet, besprochen und eine Integrationsstrategie entwickelt. Auch eine gute Reha- und Berufsvorbereitung gehören ins Portfolio des Bfw: Hier werden arbeitsplatzbezogene und berufsbezogene Grundlagen aufgefrischt sowie Lern- und Arbeitstechniken vermittelt, die das Konzentrieren und das Zurechtfinden im neuen Umfeld erleichtern und erwachsenengerechtes Lernen fördern. Die Berufsförderungswerk Sachsen-Anhalt gGmbH ist eine Einrichtung, an der verschiedene kaufmännische, sozial-pädagogische, gewerblich-technische und IT-Berufe erlernt werden können. Mit der Fülle an möglichen Maßnahmen und Betreuungen geht ein großer administrativer Aufwand einher. Verschiedenste Formen von Prozessen müssen durch die Mitarbeitenden in der täglichen Arbeit initiiert, überwacht und verwaltet werden, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.

Business Unit:: Business Solutions

Aufgabe:: Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Lösung:: ELOprofessional 20

Jahr:: 2023

: Unternehmen Berufsförderungswerk Sachsen-Anhalt gGmbH

: Standort Staßfurt

: Branche Gesundheit, Rehabilitation

: Webseite www.bfw-sachsen-anhalt.de

Die Herausforderung

Über eine öffentliche Ausschreibung suchte das Bfw im Mai 2020 einen Partner, um Bestell-, Einkaufs- und Rechnungsprozesse elektronisch abbilden zu können. Bisher waren diese Abläufe zwar zentral über den Einkauf geregelt, jedoch nicht im Rahmen eines übersichtlichen und transparenten Prozesses. Großes Ziel war es, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Einkauf und der Rechnungsverarbeitung voranzutreiben. Hierzu sollten insbesondere drei Bereiche in den Fokus genommen werden: der Bestellprozess, der Rechnungsprozess und die allgemeine Aktenstruktur. Alle drei Bereiche sollten benutzerfreundlich einseh- und abrufbar gemacht werden, um Zugriffsmöglichkeiten zu zentralisieren und zu optimieren. Als Unternehmen im öffentlichen Sektor gilt es, gesetzliche Abläufe und Vorgaben innerhalb von verschiedensten Prozessen zu beachten und zu implementieren. Der Zugriff durch Beschäftigte im Home-Office war ebenfalls zu bedenken. Des Weiteren sollten parallele Workflows abbildbar und steuerbar gemacht werden: Mithilfe von verschiedenen Automatisierungsprozessen war es das Ziel, die Ablage von Akten und die Weiterleitung von Rechnungen und Bestellungen zu erleichtern. Eine hohe Sicherheit bei gleichbleibender Benutzerfreundlichkeit und leichter Möglichkeit zur modularen Erweiterung waren weitergehende Anforderungen, die es zu beachten galt.

Die Lösung

Nachdem die Telekom Deutschland GmbH den Zuschlag für die Ausschreibung erhielt und Medialine als Partner für die Umsetzung auswählte, ging es zunächst um eine tiefergehende Bestandsaufnahme der herrschenden Gegebenheiten. In wöchentlichen Meetups von Accountmanager Alexander Moll, Consultant Florian Klare und dem IT-Leiter des Bfw Sachsen-Anhalt, Herrn Olaf Moch, wurde die angestrebte Entwicklung vorangetrieben.

"Die Zusammenarbeit war bereits früh von freundschaftlichem Austausch und stets von gegenseitigem Respekt geprägt." - Olaf Moch, IT-Leiter Bfw Sachsen-Anhalt -

Eine Anforderungsanalyse zeigte, dass ELO Professional 20 die bestmögliche Lösung darstellte. Über die Software der ELO Digital Office GmbH, die über eine Windows Infrastruktur und MS SQL-Server läuft, wurden die gewünschten Prozesse digitalisiert und zentralisiert. Der Bestellanforderungsprozess (BANF) wurde grundsätzlich umstrukturiert: Da innerhalb des Bfw immer wieder verschiedene Arten von Bestellprozessen initiiert werden (beispielsweise in Bezug auf Bauvorhaben, EDV-Materialien, den zentralen Einkauf, Lebensmittel oder interne Arbeitsaufträge), ist das Erstellen einer jeden Bedarfsmeldung nun dezidiert über gesonderte Dokumentenvorlagen möglich. Des Weiteren werden die differenten Anforderungen automatisch an die jeweils zuständigen internen Stellen weitergeleitet, um dort bearbeitet zu werden. Bei Vorgängen, die Genehmigungen von Vorgesetzen erfordern, greifen automatische Sperren und Sicherheitsmechanismen, bevor die notwendige Freigabe nicht erteilt ist. Auch der Rechnungsprozess wurde durch elektronische Ressourcen vereinfacht und zentralisiert: Sowohl der Eingang verschiedener Arten von Rechnungen als auch die darauffolgende spezifische Prüfung, Freigabe und Weitergabe zur Bearbeitung durch einen Mitarbeitenden ist nun unterstützt durch automatisierte Prozesse. Somit erfolgen die abschließende Kontierung und Zahlung schneller und sicherer. Alle Regionalzentren haben seit der Restrukturierung der Netzwerkinfrastruktur durch eine zentrale Verwaltung die gleichen Gegebenheiten wie am Hauptstandort in Staßfurt. Vorteile, die dadurch entstehen, liegen insbesondere in neuen Recherchemöglichkeiten. Egal ob BANF oder Rechnung – Dokumente aller Art können nun unabhängig vom Arbeitsort strukturiert abgelegt und sekundenschnell abgerufen werden. Die Vernetzung von Wissensressourcen unter Mitarbeitenden wird dadurch verstärkt, was letztendlich Arbeitsprozesse beschleunigt. Der Aufwand, den Mitarbeitende für eine Bedarfsmeldung auf sich nehmen müssen, wurde durch die Digitalisierung der Prozesse erheblich verringert. Somit wurden Kosten und Zeit im Bestell- und Rechnungsprozess eingespart – und dass bei höherer Sicherheit durch automatisierte Bearbeitungsstufen und -abläufe. Zusätzlich wurde ELO Professional 20 an das genutzte Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystem Sage100 angebunden: Dadurch können Buchungssätze durch ELO automatisch an Sage100 übermittelt werden. Der modulare Aufbau von ELO ermöglicht es Mitarbeitenden, eigene weiterführende Lösungen innerhalb des Programms zu bauen und zu realisieren. Ein vorgefertigtes Beispiel ist das Modul Contract, das nun genutzt wird: Über dieses ist es Mitarbeitenden möglich, über ein benutzerfreundliches Dashboard Verträge im Überblick zu behalten und ggfls. Verlängerungen oder Kündigungen anzustoßen.

Das Ergebnis

"Der flexible Workflow zur Bearbeitung von Bedarfsanforderungen konnte sich sehr schnell als universeller Freigabeprozess etablieren und so ganz automatisch andere formularbasierte Prozesse abbilden. Die Zusammenarbeit war bereits früh von freundschaftlichem Austausch und stets von gegenseitigem Respekt geprägt." - Olaf Moch, IT-Leiter, Berufsförderungswerk Sachsen-Anhalt -

Die Digitalisierung von Bestell- und Rechnungsprozessen konnte durch Medialine vollständig umgesetzt werden. Allen 150 Nutzenden ist nun über den Zugriff auf ELO Professional 20 ein zentraler Zugang zu für sie relevanten Bestell- und Rechnungsprozessen möglich. Individuelle Bedürfnisse der Bfw Sachsen-Anhalt gGmbH konnten innerhalb des Realisierungsprozesses berücksichtigt werden. Durch produktiven Austausch während und nach Ende des Projektes wurde und wird sichergestellt, dass die eingerichtete Lösung bestmögliche Ergebnisse erzielt. Die Medialine Group ist sehr stolz, durch dieses Projekt unter Beweis stellen zu können, dass die Digitalisierung von Prozessen an keiner Stelle zu aufwendig oder unnötig ist, im Gegenteil: Das Beispiel der Berufsförderungswerk Sachsen-Anhalt gGmbH zeigt, dass auch Einrichtungen des öffentlichen Sektors in besonderem Maße von elektronisch abgebildeten Prozessen in hohem Maße profitieren können.

Datei zum Download

Case Study Berufsförderungswerk Sachsen-Anhalt

(PDF | 0,32 MB)

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