WinLine Einkauf

Pünktliche Auftragserfüllung und effiziente Artikelverwaltung

Beim Modul Einkauf dreht sich alles um den richtigen Augenblick. Denn für eine pünktliche Auftragserfüllung ist eine exakte Planung unerlässlich. Hier kommt das Modul für das Lieferantenbestellwesen – der Einkauf – ins Spiel.

In der WinLine erfolgt der Anstoß des Einkauf-Moduls aus der Auftragsbestätigung oder der Produktion. Dabei können Sie wählen, ob Sie bereits für einen einzigen Auftrag eine Bestellung bei Ihren Lieferanten ordern wollen (z.B. bei sehr großer Priorität des Kundenauftrags oder um den Lagerstand niedrig zu halten) oder ob Sie Ihre Lieferantenbestellungen auf Basis der bestehenden Lagerbestände auslösen möchten (z.B. um eine ständige Lieferbereitschaft zu garantieren).

Bei dieser Variante legen Sie einen Lagermindestbestand fest. Das Programm ermittelt daraufhin den optimalen Bestellzeitpunkt für die automatische Lieferantenbestellung. Bevor Sie die Bestellung jedoch endgültig beauftragen, haben Sie die Möglichkeit, die Bestellvorschläge noch manuell zu überarbeiten. Beim späteren Liefereingang der Ware erfolgen daraufhin automatische Buchungen für das Lager sowie für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung in der WinLine.

Das WinLine-Modul für den Einkauf bzw. das Lieferantenbestellwesen bietet Ihnen somit einen optimalen Überblick über Ihre beauftragten, bereits eingegangenen und noch ausstehenden Warenbestellungen. So sehen Sie auf sofort, welche Lieferungen zum vereinbarten Lieferzeitpunkt noch ausstehen und können Ihre Lieferanten direkt aus dem Programm heraus über die noch fehlende Ware in Kenntnis setzen.

Mit dem Modul WinLine Einkauf können Sie u.a.:

• Bestellvorschläge erstellen und bearbeiten
• Lieferantenbestellungen bearbeiten
• Lieferantenlieferungen bearbeiten
• Lieferantenrückstandslisten ausgeben
• Artikelbedarfslisten erstellen
• Reservierungen vornehmen

Mehrlagerverwaltung 

Die Mehrlagerverwaltung in der WinLine FAKT bietet Ihnen eine effiziente Artikelverwaltung in Haupt- und Nebenlägern.

So sehen Sie auf einen Blick, in welchem Lager sich der gewünschte Artikel befindet. Komfortable Auswertetools sorgen dafür, dass Sie sofort Zugriff auf Lagerlisten und Lagerbestände haben. Weiterhin können Sie nachvollziehen, welche Artikel ein Kunde von Ihnen bezogen hat und aus welchem Lager diese Artikel stammen.

Analog zur Verwaltung mehrerer Läger, funktioniert mit diesem Tool auch die Bearbeitung von Artikeln in so genannten „Ausprägungen“ wie zum Beispiel in Farben und Größen, Chargen sowie Serien-/ Identnummern.

Warenkommissionierung 

Das Modul Warenkommissionierung unterstützt Sie bei der Verwaltung und Nachverfolgung von Waren, für die Sie verschiedene Verpackungsarten (z.B. Schachtel, Karton, Palette) anbieten.

So können Sie jederzeit nachvollziehen, mit welcher Artikelverpackung eine Ware an einen bestimmten Kunden ausgeliefert wurde. Pro Verpackungsart definieren Sie individuelle Formulare, so dass Sie für den Warenversand spezifische Versandetiketten und Begleitscheine automatisch ausgeben lassen können.

Ist die Kommissionierung der Kundenbestellungen erfolgt, so werden diese auch in den Auswertungen des WinLine Warenwirtschaftssystems berücksichtigt (z.B. in Artikellisten, im Artikeljournal oder in der stichtagsbezogenen Bestandsliste).

Projektverwaltung

Wer standort- und firmenübergreifend an einem Projekt arbeiten möchte, ist auf die Vorteile eines Projektmanagementsystems – wie wir es Ihnen mit WinLine PROJECT bieten – angewiesen. Von der Erfassung über die Verwaltung bis hin zur Nachverfolgung und Budgetierung behalten Sie Ihre Projekte von Beginn an im Blick.

Vergeben Sie verschiedene Status für Ihre Projekte und verfolgen Sie deren Fortschritt. Um jederzeit aktuell auf dem Laufenden zu sein, können Sie so genannte Workflows einrichten. So erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung, sobald ein bestimmter Projektstatus erreicht ist. Die Budgetierung der Projekte erfolgt auf Basis von Artikeln und Ressourcen, so dass ein Projektumfang in Bezug auf Kosten und Zeit bestimmt wird. Anfallende Projektkosten übergeben Sie auf Wunsch direkt in die Kostenrechnung der WinLine, wobei Sie gleich die projektspezifischen Kostenträger zuordnen können.

Über Berechtigungsschemata wird gesteuert, welcher Mitarbeiter Einsicht in ein Projekt erhält und dazu entsprechende Dateneingaben vornehmen darf. Jedes Projekt kann von Ihnen mit einem eigenen Berechtigungsschema versehen werden.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick

• Vollständige Projektverwaltung/Projektmanagement
• Projektcontrolling
• Fortschrittsüberwachung
• Einteilung in Pre- & Post-Sales-Phase
• Budgetierung auf Artikel- und Ressourcenbasis
• Zuordnung von Folgeaktionen
• Automatische Workflows
• Automatische Benachrichtigungen
• Automatische Einbindung in Kostenrechnung
• Mitarbeiterberechtigungen

Qualitätsmanagement

Das Qualitätsmanagementsystem (QMS) der WinLine unterstützt Sie bei der Organisation und Durchführung von Prüfungsanforderungen und Prüfungen sowie bei der Artikelfreigabe und –sperre. Auf diese Weise gewährleisten Sie eine optimale Produktqualität. Außerdem bietet Ihnen das QMS die Möglichkeit, eine lückenlose Artikelnachverfolgung nach EU-Verordnung 178/2002 durchzuführen.

Das Qualitätsmanagement zieht sich durch das gesamte WinLine-Programm. Somit ist gewährleistet, dass nur Artikel, Chargen oder Halbfertigwaren bei der Produktionsplanung oder bei der Auftragsbearbeitung berücksichtigt werden, die auch freigegeben sind.Doch vielleicht benötigt nicht jeder Ihrer Artikel vor dem Verkauf oder der Weiterverarbeitung eine Freigabe. Definieren Sie die in Ihrem Unternehmen benötigten Freigabestati individuell und legen Sie fest, welche Artikel, Chargen oder Halbfertigwaren unter die Freigabeprüfung fallen.

Über Auswertungen in der WinLine FAKT können Sie jederzeit die lückenlose Nachververfolgung eines Artikels oder einer Charge durchführen. So sehen Sie genau, welche Kunde einen bestimmten Artikel erhalten hat, in welches Produkt eine bestimmte Charge eingeflossen ist bzw. aus welchen Chargen ein Produkt besteht.

Fremdwährungsfaktura

Die Fremdwährungsfaktura ist für Unternehmen wichtig, die Belege in der Auftragsbearbeitung in Fremdwährungen erfassen. In der WinLine können Sie unbegrenzt viele Währungen mit bis zu sechs verschiedenen Kurswerten anlegen. Somit sind Sie auch bei Ihrer Rechnungserfassung äußerst flexibel.

Definieren Sie eigene Fremdwährungsbelege und legen Sie fest, ob Sie hier bereits einen der sechs möglichen Kurswerte fix vorbelegen möchten oder ob die Kursauswahl erst direkt beim Belegerfassen erfolgen soll. Ab diesem Zeitpunkt erfolgen viele weitere Schritte automatisch – sei es die Ausweisung des Fremdwährungspreises, die Auswahl der fremdsprachigen Belege oder auch das Bebuchen des Erlöskontos, welches für Auslandsumsätze vorgesehen ist.

Auch die Werte für Lager, Statistik, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Vertreterabrechnung werden automatisch in Landeswährung umgerechnet.

Module im Detail

STÜCKLISTE – Handelsstückliste

Die Handelsstückliste fasst mehrere Artikel zu einem neuen Handelsartikel zusammen. Die fertigen Produkte werden später in der Statistik geführt, wobei Sie sowohl für das Endprodukt als auch für die darin vorhandenen Komponenten Chargen- und Serien-/Identnummern vergeben können.

BACKLOG – Angebotsverfolgung

Dieses Modul bietet Ihnen eine umfangreiche Angebotsverfolgung. Hier sehen Sie, welche Ihrer Angebote noch nicht beauftragt wurden, welche Aufträge von Ihnen noch auszuliefern sind und welche gelieferten Aufträge noch nicht berechnet wurden.

AUTOBELEG – Wiederkehrende Belege

Der Autobeleg erleichtert Ihnen die Erstellung und Ausgabe regelmäßig wiederkehrender Belege, wie Serviceverträge und –rechnungen, Mietverträge oder Honorare. Duplizieren Sie einfach Ihren Ausgangsbeleg und legen Sie die Abstände fest, in welchen die Rechnungen neu ausgegeben werden sollen (wöchentlich, monatlich, jährlich etc.). Ab jetzt erledigen Sie das Schreiben von hunderten Belegen auf Knopfdruck.

ANAB – Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen

Mit dem Modul ANAB können Sie Teilrechnungen oder allgemeine Abschlagsbeträge berechnen. Die jeweiligen Buchungen werden automatisch in die WinLine Finanzbuchhaltung übernommen.

SALES – Telefonverkauf

Das SALES dient der Unterstützung Ihres Telefonverkaufs. Wiedervorlagelisten und Übersichten der letzten Kundenlieferungen verschaffen Ihren Mitarbeitern einen optimalen Überblick. Neue Aufträge können ganz einfach aus den letzten Lieferungen heraus erstellt werden.

BUDGET – Budgetierung

Führen Sie Budgetierungen für Artikel, Kunden, Lieferanten und Vertreter durch und vergleichen Sie anschließend die festgelegten SOLL-Werte mit den angefallenen IST-Werten.

KONTRAKT – Kontraktverwaltung

Ein Kontrakt umfasst die Abnahme einer bestimmten Artikelmenge innerhalb eines festgelegten Zeitraums. Um hier den Überblick zu behalten, steht Ihnen in der WinLine eine Kontraktverwaltung zur Verfügung, in der Sie Ihre Vereinbarungen mit Kunden bzw. Lieferanten festhalten. So wissen Sie jederzeit, welche Kontrakte in Kürze auslaufen, welche Kontrakte sich in Verzug befinden und welche noch offen sind.

INTRASTAT – Statistische Erhebung des EU-Warenverkehrs

Mit dem INTRASTAT-Modul automatisieren Sie die Meldungen über den innergemeinschaftlichen Warenimport/-export Ihres Unternehmens an die zuständigen Stellen in Deutschland bzw. Österreich.

DATANORM – Datanorm-Schnittstelle für den Artikelimport

DATANORM ist ein festgelegtes Standardverfahren für den Artikel-Stammdatenaustausch zwischen Herstellern, Fachhändlern und dem Handwerk. Mit dieser Schnittstelle importieren Sie Artikel- und Preisdaten in die WinLine FAKT.

FORMEL – Formelgestaltung

Mit dem FORMEL-Modul können Sie sehr spezifische Berechnungen in der Belegerfassung durchführen. Stellen Sie dafür zusätzliche Eingabefelder zur Verfügung, fragen Sie bestimmte Eigenschaften von Artikeln/Kunden ab oder erstellen Sie komplexe Rechenoperationen und das System ermittelt automatisch Preise, Rabatte oder die Gesamtwerte.

eBILLING AT – Elektronische Rechnungen (Österreich)

Empfangen, Senden, Verarbeiten und Archivieren Sie Ihre Rechnungen in WinLine ab sofort digital. Auch das Einlesen von Rechnungsdaten Ihrer Lieferanten in die WinLine Finanzbuchhaltung ist mit unserer eBilling-Schnittstelle einfach möglich. Eine standardisierte XML-Schnittstelle (ebInterface) sorgt für eine reibungslose Datenübertragung nach den gesetzlichen Vorgaben.

ATLAS DE– Elektronische Zollmeldung (Deutschland)

Mit der standardisierten WinLine-Schnittstelle zum Zollübermittlungssystem AES for you! der BEX Components AG nehmen Sie den Datenaustausch mit den Zollbehörden elektronisch vor. An die Zollbehörden werden dabei alle meldepflichtigen Daten, z.B. KN8-Warennnummer, Warenbezeichnung, Belegnummer und Rechnungspreis, übermittelt. Mehr Informationen zu ATLAS Ausfuhr erhalten Sie auf der Webseite des deutschen Zolls oder auf Wikipedia.

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